पिछले भाग में आपने Tally Prime का इंटरफेस, Gateway of Tally और Company Creation के बारे में सीखा। अब हम Tally Prime के सबसे महत्वपूर्ण भाग यानी Accounting Masters को समझेंगे।
यदि Tally Prime को एक घर माना जाए, तो Ledger, Groups और Chart of Accounts उसकी नींव हैं। बिना इनके आप किसी भी प्रकार की Purchase, Sales, Payment या Receipt Entry नहीं कर सकते।
इस लेख में हम सरल हिंदी भाषा में Chart of Accounts, Groups और Ledger की पूरी जानकारी सीखेंगे।
Chart of Accounts Tally Prime का वह सेक्शन है जहां व्यवसाय से जुड़े सभी Accounts, Groups, Ledgers, Stock Groups और अन्य Masters व्यवस्थित रूप से उपलब्ध होते हैं।
सरल शब्दों में:
Chart of Accounts व्यवसाय के सभी खातों की सूची होती है।
Chart of Accounts में आप:
- Groups देख सकते हैं
- नए Ledgers बना सकते हैं
- पुराने Ledgers में बदलाव कर सकते हैं
- Stock Masters का प्रबंधन कर सकते हैं
- खातों को व्यवस्थित तरीके से समझ सकते हैं
Group ऐसे खातों का समूह होता है जिनकी प्रकृति समान होती है।
उदाहरण:
- Cash और Bank को Current Assets में रखा जा सकता है
- Furniture को Fixed Assets में रखा जाता है
- Purchase Account को Purchase Accounts Group में रखा जाता है
- Sales Account को Sales Accounts Group में रखा जाता है
Tally Prime पहले से कई Default Groups प्रदान करता है।
Tally Prime के महत्वपूर्ण Default Groups
- Capital Account
- Current Assets
- Current Liabilities
- Fixed Assets
- Direct Income
- Indirect Income
- Direct Expenses
- Indirect Expenses
- Bank Accounts
- Cash-in-Hand
- Duties & Taxes
- Sundry Creditors
- Sundry Debtors
- Purchase Accounts
- Sales Accounts
- Loans (Liability)
- Investments
- Stock-in-Hand
इन Groups को समझना बहुत आवश्यक है क्योंकि Ledger हमेशा किसी न किसी Group के अंतर्गत बनाया जाता है।
Ledger किसी व्यक्ति, संस्था, बैंक, खर्च या आय का अलग-अलग खाता होता है।
सरल शब्दों में:
जिस खाते में किसी विशेष व्यक्ति, वस्तु, आय या व्यय का हिसाब रखा जाता है, उसे Ledger कहते हैं।
उदाहरण:
- Ram Traders – Sundry Debtors
- Shyam Suppliers – Sundry Creditors
- SBI Bank – Bank Accounts
- Rent Account – Indirect Expenses
- Salary Account – Indirect Expenses
- Furniture Account – Fixed Assets
- Cash Account – Cash-in-Hand
Tally Prime में Chart of Accounts कैसे खोलें?
Gateway of Tally → Chart of Accounts
Alt + G दबाएं → Chart of Accounts टाइप करें → Enter
अधिकांश छोटे व्यवसायों में Default Groups पर्याप्त होते हैं, लेकिन कुछ विशेष स्थितियों में Custom Group बनाया जा सकता है।
Gateway of Tally → Chart of Accounts → Create
Group चुनें।
निम्न जानकारी भरें:
- Name: Office Expenses
- Under: Indirect Expenses
Ctrl + A दबाकर Save करें।
Ledger बनाना Tally Prime का सबसे महत्वपूर्ण कार्य है। बिना Ledger के Voucher Entry संभव नहीं है।
Ledger Create करने की प्रक्रिया
Gateway of Tally → Chart of Accounts → Create
Ledger चुनें।
निम्न जानकारी भरें:
उदाहरण 1: ग्राहक का Ledger
- Name: Rahul Traders
- Under: Sundry Debtors
- Maintain balances bill-by-bill: Yes
उदाहरण 2: सप्लायर का Ledger
- Name: Gupta Suppliers
- Under: Sundry Creditors
- Maintain balances bill-by-bill: Yes
उदाहरण 3: बैंक Ledger
- Name: State Bank of India
- Under: Bank Accounts
उदाहरण 4: खर्च का Ledger
- Name: Electricity Expense
- Under: Indirect Expenses
Ctrl + A दबाकर Save करें।
Ledger बनाते समय ध्यान देने योग्य बातें
- ग्राहक के लिए हमेशा Sundry Debtors चुनें।
- सप्लायर के लिए Sundry Creditors चुनें।
- बैंक खाते के लिए Bank Accounts चुनें।
- दैनिक खर्चों के लिए Indirect Expenses चुनें।
- खरीद के लिए Purchase Accounts चुनें।
- बिक्री के लिए Sales Accounts चुनें।
Real, Personal और Nominal Accounts का Tally में उपयोग
व्यक्ति, संस्था या कंपनी से जुड़े खाते।
उदाहरण:
- Rahul Traders
- Gupta Suppliers
नियम: Debit the Receiver, Credit the Giver
संपत्ति से जुड़े खाते।
उदाहरण:
- Cash
- Furniture
- Building
- Bank
नियम: Debit What Comes In, Credit What Goes Out
आय और व्यय से जुड़े खाते।
उदाहरण:
- Salary Account
- Rent Account
- Commission Received
नियम: Debit All Expenses and Losses, Credit All Incomes and Gains
मान लीजिए आपकी मोबाइल की दुकान है। आपको निम्न Ledgers बनाने चाहिए:
- Cash Account – Cash-in-Hand
- SBI Bank – Bank Accounts
- Amit Mobile Supplier – Sundry Creditors
- Rohit Customer – Sundry Debtors
- Mobile Purchase – Purchase Accounts
- Mobile Sales – Sales Accounts
- Shop Rent – Indirect Expenses
- Electricity Expense – Indirect Expenses
इन Ledgers के बनने के बाद आप आसानी से Purchase और Sales Entry कर पाएंगे।
यदि Ledger में कोई गलती हो जाए:
Gateway of Tally → Chart of Accounts → Alter → Ledger चुनें → जानकारी बदलें → Ctrl + A
Ledger Delete करने के लिए:
Gateway of Tally → Chart of Accounts → Alter → Ledger खोलें → Alt + D दबाएं।
महत्वपूर्ण: यदि Ledger में Entry हो चुकी है, तो उसे Delete करने से पहले संबंधित Entry हटानी पड़ सकती है।
गलत Group चुनने से Reports गलत हो सकती हैं।
ग्राहक को Sundry Debtors और सप्लायर को Sundry Creditors में रखें।
जहां संभव हो Default Groups का उपयोग करें।
स्पष्ट नाम रखें, जैसे:
- Office Rent
- Electricity Expense
- HDFC Bank
- Rakesh Traders
✔ Chart of Accounts क्या है
✔ Group क्या होता है
✔ Default Groups की सूची
✔ Ledger क्या है
✔ Ledger Create, Alter और Delete करना
✔ Real, Personal और Nominal Accounts
✔ Practical Example
Chart of Accounts, Groups और Ledger Tally Prime की सबसे महत्वपूर्ण नींव हैं। यदि आप इन तीनों को अच्छी तरह समझ लेते हैं, तो आगे की Purchase, Sales, GST और Reporting बहुत आसान हो जाती है।
नियमित अभ्यास करें और प्रत्येक प्रकार के Ledger को स्वयं बनाकर देखें। यही अभ्यास आपको एक कुशल Accountant बनने में मदद करेगा।
अगले भाग में हम सीखेंगे:
- Voucher क्या है?
- Purchase Voucher
- Sales Voucher
- Payment Voucher
- Receipt Voucher
- Contra Voucher
- Journal Voucher
- Practical Entry Examples
यह Tally Prime Course का सबसे महत्वपूर्ण व्यावहारिक भाग होगा, जहां आप वास्तविक Accounting Entry करना सीखेंगे।
