Tally Prime में Voucher Entry कैसे करें? पूरी जानकारी
पिछले भाग में आपने Chart of Accounts, Groups और Ledger के बारे में विस्तार से सीखा। अब समय है Tally Prime के सबसे महत्वपूर्ण भाग Voucher Entry को समझने का।
यदि Ledger अकाउंटिंग की नींव है, तो Voucher Entry उसका वास्तविक कार्य है। किसी भी व्यवसाय में होने वाले हर वित्तीय लेन-देन को Tally Prime में Voucher के माध्यम से दर्ज किया जाता है।
उदाहरण के लिए—
- आपने किसी सप्लायर से सामान खरीदा।
- किसी ग्राहक को सामान बेचा।
- बैंक में पैसा जमा किया।
- बिजली का बिल भुगतान किया।
- ग्राहक से नकद राशि प्राप्त हुई।
इन सभी लेन-देन को अलग-अलग प्रकार के Voucher में दर्ज किया जाता है।
Voucher किसी वित्तीय लेन-देन (Financial Transaction) का डिजिटल रिकॉर्ड होता है।
सरल शब्दों में,
व्यवसाय में होने वाले प्रत्येक लेन-देन को प्रमाण सहित दर्ज करने का माध्यम Voucher कहलाता है।
Tally Prime में प्रत्येक Voucher का अपना अलग उद्देश्य होता है।
Tally Prime में मुख्य Voucher कौन-कौन से हैं?
|
Voucher |
Shortcut Key |
उपयोग |
|
Contra |
F4 |
Cash और Bank के बीच लेन-देन |
|
Payment |
F5 |
भुगतान करना |
|
Receipt |
F6 |
भुगतान प्राप्त करना |
|
Journal |
F7 |
Adjustment Entry |
|
Sales |
F8 |
बिक्री दर्ज करना |
|
Purchase |
F9 |
खरीद दर्ज करना |
Gateway of Tally
↓
Vouchers
↓
आवश्यक Voucher चुनें।
Keyboard से
- F4
- F5
- F6
- F7
- F8
- F9
दबाकर सीधे संबंधित Voucher खोल सकते हैं।
जब Cash और Bank के बीच लेन-देन होता है, तब Contra Voucher का उपयोग किया जाता है।
उदाहरण
- बैंक में नकद जमा करना।
- बैंक से नकद निकालना।
- एक बैंक से दूसरे बैंक में राशि ट्रांसफर करना।
आपने ₹25,000 नकद बैंक में जमा किए।
Entry
Bank A/c Dr. ₹25,000
To Cash A/c ₹25,000
जब व्यवसाय से किसी व्यक्ति, संस्था या खर्च के लिए भुगतान किया जाता है, तब Payment Voucher का उपयोग किया जाता है।
दुकान का बिजली बिल ₹3,500 नकद दिया।
Entry
Electricity Expense A/c Dr. ₹3,500
To Cash A/c ₹3,500
- Salary Payment
- Office Rent
- Internet Bill
- Courier Charges
- Transport Charges
जब व्यवसाय को किसी व्यक्ति या ग्राहक से राशि प्राप्त होती है, तब Receipt Voucher बनाया जाता है।
Rahul Traders ने ₹15,000 नकद जमा किए।
Cash A/c Dr. ₹15,000
To Rahul Traders ₹15,000
- Customer Payment
- Interest Received
- Commission Received
ऐसी Accounting Entries जिनमें Cash या Bank का उपयोग नहीं होता, उन्हें Journal Voucher में दर्ज किया जाता है।
Furniture खरीदा लेकिन भुगतान बाद में करेंगे।
Furniture A/c Dr. ₹50,000
To Gupta Suppliers ₹50,000
- Adjustment Entry
- Depreciation
- Outstanding Expense
- Prepaid Expense
- Provision Entry
जब व्यवसाय किसी ग्राहक को वस्तु या सेवा बेचता है, तब Sales Voucher का उपयोग किया जाता है।
Rahul Traders को ₹18,000 का सामान बेचा।
Rahul Traders A/c Dr. ₹18,000
To Sales A/c ₹18,000
यदि GST लागू है तो Tax अपने आप Calculate हो सकता है, बशर्ते आपने सही GST Configuration की हो।
जब व्यवसाय किसी सप्लायर से सामान खरीदता है, तब Purchase Voucher बनाया जाता है।
Gupta Suppliers से ₹30,000 का सामान खरीदा।
Purchase A/c Dr. ₹30,000
To Gupta Suppliers ₹30,000
Voucher Entry करते समय आवश्यक बातें
Voucher Entry से पहले निम्न Ledger बने होने चाहिए—
- Cash
- Bank
- Purchase
- Sales
- Customer
- Supplier
- Expense Ledger
हर Voucher का एक Unique Number होता है।
उदाहरण
- Purchase-001
- Sales-005
- Payment-012
इससे रिकॉर्ड ढूंढना आसान हो जाता है।
Voucher Date क्यों महत्वपूर्ण है?
गलत Date डालने पर—
- GST Report गलत हो सकती है।
- Trial Balance प्रभावित हो सकता है।
- Profit & Loss Report गलत बन सकती है।
इसलिए Entry करते समय Date अवश्य जांचें।
मान लीजिए आपकी मोबाइल दुकान है।
Gupta Suppliers से ₹80,000 के मोबाइल खरीदे।
Voucher
Purchase (F9)
Rahul Customer को ₹95,000 के मोबाइल बेचे।
Voucher
Sales (F8)
बिजली का बिल ₹2,500 जमा किया।
Voucher
Payment (F5)
ग्राहक ने ₹20,000 नकद जमा किए।
Voucher
Receipt (F6)
₹40,000 बैंक में जमा किए।
Voucher
Contra (F4)
Voucher Entry करते समय होने वाली सामान्य गलतियाँ
Purchase की जगह Journal या Payment चुन लेना।
Customer की जगह Supplier चुन लेना।
रिपोर्ट और GST दोनों प्रभावित हो सकते हैं।
हमेशा Save करने से पहले Entry दोबारा जांचें।
हर Voucher में संक्षिप्त विवरण लिखना अच्छी Accounting Practice मानी जाती है।
✔ Voucher क्या होता है
✔ Contra Voucher
✔ Payment Voucher
✔ Receipt Voucher
✔ Journal Voucher
✔ Sales Voucher
✔ Purchase Voucher
✔ Practical Examples
✔ सामान्य गलतियाँ
Voucher Entry, Tally Prime का सबसे महत्वपूर्ण व्यावहारिक भाग है। यदि आप सही Voucher चुनना और सही Ledger के साथ Entry करना सीख जाते हैं, तो दैनिक अकाउंटिंग का अधिकांश कार्य आसानी से कर सकते हैं।
शुरुआत में छोटे-छोटे लेन-देन की Practice करें। नियमित अभ्यास से आपकी गति और शुद्धता दोनों बढ़ेंगी।
हम विस्तार से सीखेंगे:
- Inventory Management क्या है?
- Stock Group
- Stock Category
- Stock Item
- Units of Measure
- Godown (Warehouse)
- Opening Stock
- Manufacturing एवं Trading व्यवसाय में Inventory का उपयोग
- Practical Inventory Setup Example
यह भाग विशेष रूप से उन विद्यार्थियों और व्यापारियों के लिए उपयोगी होगा जो Tally Prime में स्टॉक का पूरा प्रबंधन करना सीखना चाहते हैं।
