Tally Prime में Debit Note, Credit Note, Purchase Return और Sales Return कैसे करें? Complete Practical Guide

परिचय

हर व्यवसाय में ऐसा कई बार होता है कि खरीदा गया सामान खराब निकल जाता है, गलत Quantity में प्राप्त होता है या ग्राहक बेचा गया सामान वापस कर देता है। ऐसी परिस्थितियों में केवल Purchase या Sales Voucher में बदलाव करना पर्याप्त नहीं होता।

Accounting और GST दोनों के नियमों के अनुसार इन स्थितियों के लिए विशेष Voucher उपयोग किए जाते हैं—

• Debit Note
• Credit Note

इन्हीं के माध्यम से Purchase Return, Sales Return और Tax Adjustment का सही रिकॉर्ड रखा जाता है।

Debit Note क्या है?

Debit Note एक ऐसा दस्तावेज़ है जो सामान्यतः Buyer द्वारा Supplier को जारी किया जाता है जब—

• सामान खराब हो।
• Quantity कम या अधिक हो।
• गलत Item भेजा गया हो।
• सामान वापस करना हो।
• Invoice में Rate की गलती हो।

सरल शब्दों में—

जब खरीदार Supplier से Adjustment या Return की मांग करता है, तब Debit Note बनाया जाता है।

Credit Note क्या है?

Credit Note सामान्यतः Seller द्वारा Customer को जारी किया जाता है जब—

• Customer सामान वापस करे।
• Invoice में अधिक राशि वसूल ली गई हो।
• Discount बाद में दिया जाए।
• Rate कम किया जाए।
• Damaged Goods स्वीकार किए जाएँ।

Debit Note और Credit Note में अंतर

Purchase Return क्या है?

यदि Supplier से खरीदा गया सामान वापस भेजा जाता है, तो उसे Purchase Return कहा जाता है।

उदाहरण

Ekta Computer Institute ने—

100 Keyboard खरीदे।

जाँच करने पर 10 Keyboard खराब निकले।

अब—

• Supplier को सामान वापस भेजा जाएगा।
• Debit Note बनाया जाएगा।
• Purchase Return रिकॉर्ड होगी।

Purchase Return की Entry

Navigation

Gateway of Tally

↓

Vouchers

↓

Debit Note

(Shortcut – Ctrl + F9)

Practical Example – Purchase Return

Supplier

ABC Computers

Returned Item

HP Keyboard

Quantity

10 Nos

Purchase Rate

₹800

GST

18%

Debit Note Save करने के बाद—

• Stock कम होगा।
• Supplier का Balance Adjust होगा।
• GST Adjustment होगा (नियमों के अनुसार)।

Sales Return क्या है?

यदि Customer खरीदा हुआ सामान वापस करता है, तो उसे Sales Return कहते हैं।

उदाहरण

Rahul Enterprises ने—

20 Mouse खरीदे।

बाद में 3 Mouse खराब होने के कारण वापस कर दिए।

अब—

• Credit Note बनेगी।
• Sales Return दर्ज होगी।
• Stock वापस बढ़ेगा।

Sales Return की Entry

Navigation

Gateway of Tally

↓

Vouchers

↓

Credit Note

(Shortcut – Ctrl + F8)

Practical Example – Sales Return

Customer

Rahul Enterprises

Product

Mouse

Quantity

3 Nos

Sales Rate

₹700

GST

18%

Credit Note Save करने के बाद—

• Stock वापस बढ़ जाएगा।
• Customer का Balance Adjust होगा।
• Output GST में आवश्यक Adjustment होगा।

Debit Note कब उपयोग करें?

इन परिस्थितियों में—

• Damaged Goods
• Wrong Item Received
• Excess Quantity Received
• Purchase Return
• Rate Difference
• Invoice Correction

Credit Note कब उपयोग करें?

इन परिस्थितियों में—

• Customer Return
• Discount After Sale
• Wrong Billing
• Rate Reduction
• Sales Return
• Excess Amount Charged

GST पर प्रभाव

यदि मूल Purchase या Sales GST सहित हुई थी, तो Return होने पर Tax का प्रभाव भी नियमों के अनुसार समायोजित किया जाता है।

उदाहरण—

Purchase

₹10,000

GST

18%

बाद में ₹2,000 का सामान वापस किया गया।

ऐसी स्थिति में Return Entry के साथ संबंधित GST का भी Adjustment किया जाएगा।

Rate Difference का उदाहरण

Supplier ने Invoice में—

Keyboard Rate

₹900

दर्ज किया।

लेकिन तय Rate

₹850

था।

Difference

₹50 प्रति Keyboard

अब Debit Note द्वारा Rate Difference Adjust किया जा सकता है।

Discount के लिए Credit Note

मान लीजिए—

Customer ने पूरे वर्ष में ₹10,00,000 की खरीदारी की।

व्यवसाय ने वर्ष के अंत में

2% Special Discount

देने का निर्णय लिया।

इस स्थिति में Credit Note जारी की जा सकती है (व्यवसायिक एवं कर नियमों के अनुसार)।

Damaged Goods Return

Ekta Computer Institute ने—

50 Monitors खरीदे।

Transport के दौरान—

5 Monitor टूट गए।

अब—

Supplier को Return भेजा जाएगा।

Debit Note बनाई जाएगी।

नई Supply प्राप्त होने पर Purchase पुनः दर्ज की जाएगी।

Wrong Item Received

Purchase Order

HP Printer

लेकिन Supplier ने

Canon Printer

भेज दिया।

अब—

Wrong Item Return

Debit Note

New Supply

Receipt

इस प्रकार रिकॉर्ड रखा जाएगा।

वास्तविक Business Workflow

Purchase

↓

Goods Received

↓

Checking

↓

Goods Damaged

↓

Debit Note

↓

Supplier Adjustment

----------------------------

Sales

↓

Customer Received

↓

Complaint

↓

Goods Returned

↓

Credit Note

↓

Customer Adjustment

Debit Note के लाभ

• Purchase Return का सही रिकॉर्ड।
• Supplier Balance सही रहता है।
• GST Compliance में सहायता।
• Audit के समय स्पष्ट दस्तावेज़।
• Stock का सही रिकॉर्ड।

Credit Note के लाभ

• Customer Adjustment आसान।
• Sales Return रिकॉर्ड सुरक्षित।
• Tax Calculation सही।
• Customer Satisfaction बेहतर।
• Financial Reports Accurate।

सामान्य गलतियाँ

❌ Purchase Return की जगह Purchase Voucher Edit कर देना।

❌ Sales Return की जगह Sales Voucher Delete कर देना।

❌ Return Quantity गलत दर्ज करना।

❌ GST Adjustment का ध्यान न रखना।

❌ Debit Note और Credit Note में भ्रम करना।

❌ Return का कारण Narration में न लिखना।

Professional Tips

✔ Return होने पर Physical Stock Verify करें।

✔ Return Voucher में Original Invoice Reference रखें।

✔ Debit Note और Credit Note का क्रमवार Number रखें।

✔ Return का कारण अवश्य दर्ज करें।

✔ GST Reports का मिलान करें।

✔ Damaged Stock का अलग रिकॉर्ड रखें।

वास्तविक कार्यालय उदाहरण

Ekta Computer Institute ने—

ABC Computers से

100 Keyboard खरीदे।

Inspection में—

8 Keyboard Defective पाए गए।

Debit Note बनाई गई।

Supplier ने Replacement भेज दिया।

कुछ दिनों बाद—

एक Customer ने

2 Keyboard वापस किए।

उनके लिए Credit Note बनाई गई।

इस पूरी प्रक्रिया से—

• Stock सही रहा।
• Supplier और Customer दोनों के खाते सही रहे।
• GST Reports भी सही बनीं।

Exam Point of View

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न—

1. Debit Note क्या है?
2. Credit Note क्या है?
3. Purchase Return कैसे दर्ज की जाती है?
4. Sales Return कैसे दर्ज की जाती है?
5. Debit Note कौन जारी करता है?
6. Credit Note कौन जारी करता है?
7. Purchase Return और Sales Return में क्या अंतर है?

Quick Revision

इस भाग में आपने क्या सीखा?

• Debit Note
• Credit Note
• Purchase Return
• Sales Return
• GST Adjustment का आधार
• Rate Difference
• Discount Adjustment
• Damaged Goods Return
• Common Mistakes
• Professional Tips

Interview Questions

1. Debit Note और Credit Note में क्या अंतर है?
2. Purchase Return की Entry किस Voucher में होती है?
3. Sales Return किस Voucher से की जाती है?
4. Return होने पर Stock पर क्या प्रभाव पड़ता है?
5. GST Return Adjustment क्यों आवश्यक होता है?
6. Rate Difference को कैसे Adjust किया जाता है?
7. Return Voucher में Original Invoice Reference क्यों महत्वपूर्ण है?

अगला अध्याय (Highly Important & Professional)

अब हम Tally Prime में Bank Reconciliation (BRS), Cheque Entry, Online Payment, UPI Transactions, NEFT, RTGS, IMPS और Bank Reconciliation Statement (BRS) को Basic से Advanced Level तक सीखेंगे।

इस अध्याय में शामिल होगा—

• Bank Ledger बनाना
• Cheque Payment Entry
• Cheque Receipt Entry
• UPI Payment एवं Receipt
• NEFT/RTGS/IMPS Transactions
• Bank Reconciliation Statement (BRS)
• Outstanding Cheques
• Bank Charges Entry
• Practical Banking Examples
• Interview Questions
• Common Mistakes
• Professional Tips