जब किसी दुकान में केवल 20–30 Products होते हैं, तब Inventory संभालना आसान होता है। लेकिन जैसे-जैसे व्यापार बढ़ता है, Products की संख्या सैकड़ों या हजारों तक पहुँच जाती है। कई व्यवसायों के पास एक से अधिक Store, Warehouse (Godown), Branch या Showroom भी होते हैं।
ऐसी स्थिति में यह जानना आवश्यक हो जाता है—
- कौन-सा सामान किस Godown में रखा है?
- किस Batch का Product पहले बेचना है?
- किस Product की Expiry Date निकट है?
- कौन-सा Stock समाप्त होने वाला है?
- कब नया Stock मंगाना चाहिए?
इन सभी समस्याओं का समाधान Tally Prime की Godown, Batch-wise Inventory और Reorder Level सुविधाएँ करती हैं।
Godown वह स्थान होता है जहाँ व्यवसाय अपना Stock सुरक्षित रखता है।
यदि किसी व्यवसाय के पास एक से अधिक Storage Location हैं, तो प्रत्येक Location का अलग रिकॉर्ड रखने के लिए Godown बनाए जाते हैं।
Godown Feature की सहायता से आप Warehouse-wise Stock, Branch-wise Inventory और Location-wise Reports आसानी से देख सकते हैं।
Godown Feature कैसे Enable करें?
Gateway of Tally
↓
F11 (Features)
↓
Inventory Features
↓
Enable Multiple Godowns = Yes
↓
Save
अब Tally Prime में Godown का विकल्प सक्रिय हो जाएगा।
Gateway of Tally
↓
Create
↓
Godown
यदि आपकी Computer Shop है—
Main Store
Showroom
Service Center
Online Orders Store
अब प्रत्येक Product अलग-अलग Godown में रखा जा सकता है।
- Warehouse-wise Stock Report
- Branch-wise Inventory
- Internal Stock Transfer
- Physical Stock Verification
- Fast Inventory Tracking
- Stock Loss कम होता है
Ekta Computer Institute के पास—
- Keyboard = 120
- Mouse = 80
- Keyboard = 35
- Mouse = 20
अब यदि कोई ग्राहक Showroom से Product खरीदता है, तो केवल उसी Godown का Stock कम होगा।
Multiple Godown का उपयोग किन व्यवसायों में होता है?
- Computer Shop
- Medical Store
- Electronics Store
- Garment Shop
- Grocery Store
- Wholesale Business
- Manufacturing Company
- Automobile Showroom
- Mobile Shop
- Book Distributor
कई Products ऐसे होते हैं जिन्हें अलग-अलग Batch में खरीदा जाता है।
उदाहरण—
- Medicines
- Food Products
- Cosmetics
- Fertilizers
- Seeds
- Chemicals
ऐसे Products के लिए केवल Quantity जानना पर्याप्त नहीं होता।
यह भी जानना आवश्यक होता है—
- Batch Number
- Manufacturing Date
- Expiry Date
इसी सुविधा को Batch-wise Inventory कहा जाता है।
एक ही समय में निर्मित Products के समूह को Batch कहा जाता है।
Medicine
Batch No.
PCM24001
Manufacturing
January 2026
Expiry
December 2028
दूसरी खेप
Batch
PCM24002
Manufacturing
March 2026
Expiry
February 2029
दोनों Products एक जैसे हैं लेकिन Batch अलग है।
Batch Feature कैसे Enable करें?
Gateway of Tally
↓
F11
↓
Inventory Features
↓
Enable Batch-wise Details
↓
Yes
↓
Save
Batch Number क्यों महत्वपूर्ण है?
Batch Number से पता चलता है—
- कौन-सा Product कब खरीदा गया।
- कौन-सा Batch पहले बेचना चाहिए।
- कौन-सा Batch वापस (Return) आया।
- कौन-सा Batch Expire होने वाला है।
Manufacturing Date वह तिथि है जिस दिन Product का निर्माण हुआ।
Manufacturing Date
15 April 2026
Expiry Date वह अंतिम तिथि है जिसके बाद Product का उपयोग या बिक्री नहीं करनी चाहिए (जहाँ लागू हो, जैसे दवाइयाँ या खाद्य पदार्थ)।
Manufacturing
15 April 2026
Expiry
14 April 2028
यदि Expiry Date Track नहीं की गई—
- ग्राहक को Expired Product मिल सकता है।
- आर्थिक नुकसान हो सकता है।
- शिकायतें बढ़ सकती हैं।
- कानूनी समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं।
हर Product के लिए एक न्यूनतम Stock Limit तय की जाती है।
इसे Reorder Level कहते हैं।
जब Stock इस सीमा से नीचे पहुँच जाता है, तब नया Purchase करने की आवश्यकता होती है।
Keyboard
Current Stock
12 Nos
Reorder Level
20 Nos
अब Tally संकेत देगा कि Keyboard का नया Stock मंगाने का समय आ गया है।
- Stock Out नहीं होता।
- ग्राहक को Product हमेशा उपलब्ध रहता है।
- Emergency Purchase कम होती है।
- Business Continuity बनी रहती है।
कुछ व्यवसाय अधिक Stock भी नहीं रखना चाहते।
इसलिए Maximum Stock Level भी निर्धारित की जाती है।
Minimum Stock
20 Nos
Maximum Stock
150 Nos
यदि Stock 150 से अधिक हो जाए तो अतिरिक्त Purchase से बचा जा सकता है।
Stock Transfer between Godowns
मान लीजिए—
Main Store में
Keyboard = 150
Showroom में
Keyboard = 10
आपने Main Store से 40 Keyboard Showroom भेज दिए।
इस स्थिति में—
Main Store
150 → 110
Showroom
10 → 50
इस प्रकार बिना Purchase या Sales किए केवल Location बदल जाती है।
Medical Store में—
Paracetamol Tablet
Batch A
Expiry
December 2026
Batch B
Expiry
June 2027
सामान बेचते समय पहले Batch A बेचना बेहतर होगा ताकि Expiry Loss न हो।
Godown और Batch का संयुक्त उपयोग
एक बड़ी कंपनी में—
Godown
Delhi Warehouse
Batch
CPU24001
Quantity
200
दूसरा Godown
Lucknow Warehouse
Batch
CPU24002
Quantity
150
अब प्रत्येक Batch और Location की अलग-अलग Report प्राप्त की जा सकती है।
Godown और Batch Feature Enable होने के बाद Tally निम्न Reports प्रदान करता है—
- Godown Summary
- Batch-wise Stock Report
- Location-wise Stock
- Reorder Status
- Stock Ageing Report
- Movement Analysis
ये Reports Purchase Planning और Inventory Control में बहुत सहायक होती हैं।
❌ सभी Products एक ही Godown में दर्ज करना।
❌ Batch Number दर्ज न करना।
❌ Expiry Date खाली छोड़ना।
❌ Reorder Level निर्धारित न करना।
❌ Physical Stock और Tally Stock का मिलान न करना।
✔ प्रत्येक Warehouse का अलग Godown बनाएँ।
✔ Manufacturing और Expiry Date केवल उन Products के लिए दर्ज करें जहाँ यह लागू हो।
✔ Reorder Level Sales Trend के अनुसार निर्धारित करें।
✔ हर महीने Physical Stock Verification करें।
✔ Slow Moving और Dead Stock की नियमित समीक्षा करें।
✔ FIFO (First In First Out) सिद्धांत का पालन करें, विशेषकर Expiry वाले Products में।
Ekta Computer Institute के पास दो Locations हैं—
- CPU – 60
- Monitor – 45
- Keyboard – 180
- CPU – 15
- Monitor – 12
- Keyboard – 35
Keyboard का Reorder Level 40 निर्धारित किया गया है।
जैसे ही Showroom का Stock 35 पर पहुँचा, Tally से संकेत मिला कि या तो Main Store से Stock Transfer करें या नया Purchase Order तैयार करें।
इससे बिक्री कभी नहीं रुकी और ग्राहक को हमेशा Product उपलब्ध रहा।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न—
- Godown क्या है?
- Batch Number का उपयोग क्यों किया जाता है?
- Manufacturing Date और Expiry Date में क्या अंतर है?
- Reorder Level क्या है?
- Multiple Godown का लाभ क्या है?
- Stock Transfer कैसे किया जाता है?
- FIFO सिद्धांत क्या है?
|
विषय |
मुख्य जानकारी |
|
Godown |
Warehouse या Storage Location |
|
Batch |
एक ही Lot में निर्मित Products |
|
Manufacturing Date |
निर्माण तिथि |
|
Expiry Date |
उपयोग/बिक्री की अंतिम तिथि (जहाँ लागू हो) |
|
Reorder Level |
न्यूनतम Stock सीमा |
|
Stock Transfer |
एक Godown से दूसरे Godown में सामान भेजना |
- Godown (Warehouse) का उपयोग
- Multiple Godown Management
- Batch-wise Inventory
- Manufacturing Date
- Expiry Date
- Reorder Level
- Maximum Stock Level
- Stock Transfer
- Inventory Reports
- Common Mistakes
- Professional Tips
- Godown और Warehouse में क्या संबंध है?
- Batch-wise Inventory किन व्यवसायों में सबसे अधिक उपयोगी है?
- Reorder Level का क्या महत्व है?
- Expiry Date Track करना क्यों आवश्यक है?
- Stock Transfer और Purchase में क्या अंतर है?
- FIFO सिद्धांत क्या है और इसका उपयोग कब किया जाता है?
- Godown Summary Report से क्या जानकारी प्राप्त होती है?
अगला अध्याय (Highly Recommended)
अब हम Tally Prime में Purchase Order, Sales Order, Delivery Note, Receipt Note, Rejections In और Rejections Out को विस्तार से सीखेंगे। इसमें आप जानेंगे—
- Purchase Order (PO) क्या है?
- Sales Order (SO) कैसे बनाते हैं?
- Delivery Note और Receipt Note का उपयोग
- Rejections In और Rejections Out की Entry
- Order Processing Cycle
- Inventory Reservation
- Practical Business Workflow
- GST और Inventory पर प्रभाव
- Real Business Examples
यह अध्याय Wholesale Business, Computer Shops, Distributors, Manufacturing Units और GST Registered Businesses के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है और Tally Prime के Advanced Inventory Management की मजबूत नींव तैयार करता है।
