किसी भी व्यवसाय में केवल खरीद (Purchase) और बिक्री (Sales) ही नहीं होती, बल्कि प्रतिदिन अनेक प्रकार के भुगतान (Payments) भी किए जाते हैं। उदाहरण के लिए—Supplier को बकाया राशि देना, ऑफिस का बिजली बिल भरना, कर्मचारियों का वेतन देना, बैंक से भुगतान करना, किराया देना या ऑनलाइन UPI के माध्यम से भुगतान करना।
इन सभी लेन-देन का सही रिकॉर्ड रखना आवश्यक होता है। Tally Prime में ऐसे सभी भुगतान Payment Voucher (F5) के माध्यम से दर्ज किए जाते हैं।
यदि Payment Entry सही तरीके से नहीं की जाती, तो Cash Balance, Bank Balance, Expenses, Creditors और Financial Reports में अंतर आ सकता है। इसलिए Payment Voucher अकाउंटिंग का एक अत्यंत महत्वपूर्ण भाग है।
Payment Voucher वह अकाउंटिंग वाउचर है जिसका उपयोग व्यवसाय द्वारा किए गए सभी प्रकार के भुगतान (Payments) को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।
सरल शब्दों में—
जब व्यवसाय किसी व्यक्ति, Supplier, कर्मचारी, बैंक या अन्य संस्था को पैसे देता है, तो उसकी Entry Tally Prime में Payment Voucher (F5) द्वारा की जाती है।
मान लीजिए आपकी Ekta Computer Institute ने पिछले महीने ABC Computers से ₹1,00,000 का कंप्यूटर खरीदा था और उस समय Credit Purchase की थी।
अब आप ₹1,00,000 का भुगतान बैंक के माध्यम से कर रहे हैं।
इस स्थिति में Tally Prime में Payment Voucher का उपयोग किया जाएगा।
Payment Voucher का उपयोग कब किया जाता है?
Payment Voucher निम्न परिस्थितियों में उपयोग किया जाता है—
- Supplier को भुगतान
- Office Rent का भुगतान
- Electricity Bill जमा करना
- Internet Bill Payment
- Salary Payment
- Bank Payment
- UPI Payment
- Cheque Payment
- NEFT/RTGS/IMPS Payment
- Loan EMI Payment
- GST Tax Payment
- Office Expenses
Payment Voucher खोलने का तरीका
Gateway of Tally
↓
Vouchers
↓
Payment (F5)
Gateway of Tally
↓
Create Voucher
↓
Payment
F5
यह Payment Voucher खोलने की सबसे तेज़ Shortcut Key है।
Payment Voucher के मुख्य विकल्प
Payment Voucher में सामान्यतः निम्न फ़ील्ड दिखाई देती हैं—
- Date
- Voucher Number
- Account
- Particulars
- Amount
- Narration
यदि Bank Payment किया जा रहा है, तो अतिरिक्त विकल्प भी दिखाई दे सकते हैं, जैसे—
- Instrument Number (Cheque No.)
- Instrument Date
- Transaction Type
- Bank Allocation
भुगतान की वास्तविक तिथि दर्ज करें।
उदाहरण—
25-07-2026
हर Payment Voucher का एक अलग नंबर होता है।
उदाहरण—
PAY-000245
यदि Auto Numbering सक्षम है, तो Tally स्वयं नंबर देगा।
सबसे पहले यह चुनें कि भुगतान कहाँ से किया जा रहा है।
उदाहरण—
- Cash
- SBI Bank
- HDFC Bank
- PNB Current Account
यदि UPI बैंक खाते से हुआ है, तो संबंधित Bank Ledger चुनें।
अब उस व्यक्ति या Ledger का चयन करें जिसे भुगतान किया जा रहा है।
उदाहरण—
- ABC Computers
- Office Rent
- Electricity Expense
- Salary
- Telephone Expense
- Internet Charges
भुगतान की गई राशि दर्ज करें।
उदाहरण—
₹15,000
भुगतान का संक्षिप्त विवरण लिखें।
उदाहरण—
Electricity bill paid for July 2026 through SBI Bank.
या
Payment made to ABC Computers against Invoice No. PUR-125.
Payment Voucher (F5)
↓
Cash / Bank Ledger चुनें
↓
Expense या Party Ledger चुनें
↓
Amount दर्ज करें
↓
Narration लिखें
↓
Ctrl + A से Save करें
Practical Example 1 – Cash Payment
स्थिति:
Ekta Computer Institute ने ऑफिस की सफाई के लिए ₹2,500 नकद भुगतान किया।
Entry
- Account = Cash
- Particular = Cleaning Expense
- Amount = ₹2,500
- Narration = Cash paid for office cleaning.
Practical Example 2 – Bank Payment
स्थिति:
ABC Computers को ₹75,000 बैंक के माध्यम से भुगतान किया गया।
Entry
- Account = SBI Bank
- Particular = ABC Computers
- Amount = ₹75,000
- Narration = Payment made through NEFT.
Practical Example 3 – Office Rent Payment
स्थिति
Office Rent
₹20,000
Cash द्वारा भुगतान।
Entry
- Cash A/c
- Office Rent Expense
- ₹20,000
Practical Example 4 – Salary Payment
स्थिति
कर्मचारियों को कुल वेतन
₹1,20,000
बैंक से भुगतान।
Entry
- HDFC Bank
- Salary Expense
- ₹1,20,000
आज अधिकांश व्यवसाय UPI का उपयोग करते हैं।
यदि UPI सीधे बैंक खाते से जुड़ा है, तो—
Payment From
SBI Bank
To
Electricity Expense
या
Supplier Ledger
यदि भुगतान Cheque द्वारा किया गया है—
तो Bank Ledger चुनें।
इसके बाद—
- Cheque Number
- Cheque Date
भी दर्ज करें।
यदि ऑनलाइन बैंकिंग द्वारा भुगतान किया गया है—
तो भी संबंधित Bank Ledger चुनें।
Narration में Transaction ID लिखना एक अच्छी आदत है।
उदाहरण—
NEFT Transaction ID: N123456789
- Cash और Bank Balance स्वतः अपडेट होता है।
- Expenses सही रिकॉर्ड होते हैं।
- Supplier Outstanding कम हो जाता है।
- Financial Reports सटीक बनती हैं।
- Audit में सुविधा होती है।
Payment Voucher का Accounting Effect
उदाहरण:
Office Rent ₹15,000 Cash से दिया
Debit
Office Rent Expense
₹15,000
Credit
Cash
₹15,000
Payment Voucher और Purchase Voucher में अंतर
|
आधार |
Payment Voucher |
Purchase Voucher |
|
Shortcut |
F5 |
F9 |
|
उपयोग |
भुगतान रिकॉर्ड |
खरीद रिकॉर्ड |
|
Cash/Bank |
कम होता है |
आवश्यक नहीं |
|
Expense |
हो सकता है |
मुख्य उद्देश्य खरीद |
❌ गलत Bank Ledger चुनना।
❌ Cash की जगह Bank चुन लेना।
❌ Supplier की जगह Expense Ledger चुनना।
❌ Amount गलत दर्ज करना।
❌ Narration खाली छोड़ देना।
❌ Voucher Date गलत रखना।
✔ Payment से पहले Invoice Verify करें।
✔ Bank Reconciliation नियमित करें।
✔ Cheque Number अवश्य दर्ज करें।
✔ Online Transaction ID सुरक्षित रखें।
✔ प्रत्येक Payment का Supporting Document रखें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न—
- Payment Voucher की Shortcut Key क्या है?
- Payment Voucher का उपयोग कब किया जाता है?
- Cash Payment और Bank Payment में क्या अंतर है?
- UPI Payment किस Ledger से दर्ज करेंगे?
- Salary Payment किस Voucher में दर्ज होती है?
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विषय |
जानकारी |
|
Voucher |
Payment |
|
Shortcut |
F5 |
|
Cash Payment |
Cash Ledger |
|
Bank Payment |
Bank Ledger |
|
Save |
Ctrl + A |
- Payment Voucher का परिचय
- F5 Shortcut
- Cash Payment Entry
- Bank Payment Entry
- UPI, Cheque और NEFT Payment
- Expense Payment
- Supplier Payment
- Accounting Effect
- Common Mistakes
- Professional Tips
हम Tally Prime में Receipt Voucher (F6) को विस्तार से सीखेंगे। इसमें शामिल होगा—
- Receipt Voucher क्या है?
- Cash Receipt और Bank Receipt
- Customer से Payment Receive करना
- Interest Income
- Advance Receipt
- UPI एवं QR Code Payment Entry
- Cheque Deposit Entry
- Practical Business Examples
- Common Mistakes
- Interview Questions
- CCC, O Level एवं Tally Certification Exam Notes
यह अध्याय Payment Voucher का उल्टा (Reverse Flow) है और दैनिक व्यवसाय में उतना ही महत्वपूर्ण है।
