हर व्यवसाय में सामान खरीदने और बेचने की प्रक्रिया केवल Purchase Voucher और Sales Voucher से पूरी नहीं होती। वास्तविक व्यापार में पहले ग्राहक ऑर्डर देता है, फिर माल तैयार किया जाता है, उसके बाद डिलीवरी होती है और अंत में Invoice बनाया जाता है।
इसी प्रकार जब कोई व्यवसाय Supplier से सामान खरीदता है, तो पहले Purchase Order भेजा जाता है। Supplier माल भेजता है, व्यवसाय उसे प्राप्त करता है और उसके बाद Purchase Invoice बनाई जाती है।
इस पूरी प्रक्रिया को Order Processing Cycle कहा जाता है।
Tally Prime में Order Processing Feature की सहायता से व्यवसाय प्रत्येक Order की स्थिति (Status), Pending Quantity, Delivered Quantity और Remaining Quantity को आसानी से Track कर सकता है।
Order Processing वह प्रक्रिया है जिसमें ग्राहक के ऑर्डर से लेकर अंतिम Invoice बनने तक के प्रत्येक चरण का रिकॉर्ड रखा जाता है।
इसमें निम्न Voucher शामिल होते हैं—
- Purchase Order (PO)
- Sales Order (SO)
- Receipt Note (GRN)
- Delivery Note (DN)
- Rejections In
- Rejections Out
- Purchase Voucher
- Sales Voucher
Order Processing का वास्तविक उदाहरण
मान लीजिए Ekta Computer Institute ने ABC Technologies से 100 Keyboard खरीदने का निर्णय लिया।
प्रक्रिया इस प्रकार होगी—
Purchase Order
↓
Supplier माल भेजता है
↓
Receipt Note
↓
Purchase Invoice
↓
Stock Update
इसी प्रकार यदि कोई ग्राहक 20 Computers का ऑर्डर देता है—
Sales Order
↓
Delivery Note
↓
Sales Invoice
↓
Payment Receive
Purchase Order एक आधिकारिक दस्तावेज़ होता है जिसे Buyer, Supplier को भेजता है।
इसमें यह जानकारी होती है—
- कौन-सा Product चाहिए
- Quantity
- Rate
- Delivery Date
- Payment Terms
- GST Details (यदि आवश्यक हो)
Purchase Order केवल एक Commitment होता है, इससे Stock या Accounts पर तत्काल कोई प्रभाव नहीं पड़ता।
Purchase Order की Shortcut Key
Alt + G → Create Voucher → Purchase Order
(या Voucher Creation Menu से Purchase Order चुनें।)
Purchase Order में कौन-कौन सी जानकारी भरनी होती है?
- Supplier Name
- Order Number
- Order Date
- Product Name
- Quantity
- Unit
- Expected Delivery Date
- Rate
- Discount (यदि हो)
- GST (यदि लागू हो)
- Narration
Practical Example – Purchase Order
Ekta Computer Institute ने—
ABC Computers से
- Keyboard – 100 Nos
- Mouse – 80 Nos
- Monitor – 25 Nos
Order किया।
Expected Delivery
10 August 2026
अब Purchase Order Save कर दिया गया।
अभी Stock नहीं बढ़ेगा।
- Supplier को स्पष्ट निर्देश मिलता है।
- Pending Orders Track होते हैं।
- Duplicate Purchase से बचाव होता है।
- Delivery Planning आसान होती है।
- Inventory Planning बेहतर होती है।
Sales Order वह दस्तावेज़ है जो Customer के Order को रिकॉर्ड करता है।
जब ग्राहक भविष्य में सामान लेने के लिए Order देता है, तब Sales Order बनाया जाता है।
Alt + G → Create Voucher → Sales Order
Sales Order में कौन-कौन सी जानकारी होती है?
- Customer Name
- Product
- Quantity
- Rate
- Delivery Date
- GST
- Terms & Conditions
Practical Example – Sales Order
Rahul Enterprises ने Order दिया—
- Desktop Computer – 15
- UPS – 15
Delivery Date
15 August
Sales Order Save कर दिया गया।
अभी Sales नहीं होगी।
Stock भी कम नहीं होगा।
- Pending Customer Orders दिखाई देते हैं।
- Delivery Planning आसान होती है।
- Customer Commitment पूरा करना आसान होता है।
- Order History उपलब्ध रहती है।
Receipt Note (Goods Receipt Note - GRN)
Receipt Note तब बनाया जाता है जब Supplier द्वारा भेजा गया सामान प्राप्त हो जाता है।
इस समय—
- Stock बढ़ सकता है (Inventory Configuration के अनुसार)
- लेकिन Purchase Invoice अभी नहीं बनी होती।
Purchase Order
100 Keyboard
Supplier ने
95 Keyboard भेजे।
अब Receipt Note बनेगा।
बाद में Purchase Invoice केवल Received Quantity के अनुसार बनाई जा सकती है।
Delivery Note तब बनाया जाता है जब ग्राहक को सामान भेज दिया जाता है लेकिन Sales Invoice अभी नहीं बनाई गई होती।
यह विशेष रूप से उन व्यवसायों में उपयोगी है जहाँ—
- पहले माल भेजा जाता है।
- Invoice बाद में बनाई जाती है।
Sales Order
20 Laptop
आज केवल
12 Laptop भेजे गए।
Delivery Note में
12 Laptop
दर्ज होंगे।
बाकी 8 Pending रहेंगे।
Receipt Note और Delivery Note में अंतर
|
आधार |
Receipt Note |
Delivery Note |
|
उपयोग |
Supplier से सामान प्राप्त |
Customer को सामान भेजना |
|
Stock |
बढ़ सकता है |
घट सकता है |
|
Purchase से संबंध |
हाँ |
नहीं |
|
Sales से संबंध |
नहीं |
हाँ |
यदि Customer बेचा गया सामान वापस कर देता है और वह Stock में वापस लेने योग्य है, तो उसे Rejections In कहा जाता है।
Rahul Enterprises ने
3 Keyboard वापस कर दिए।
अब—
Rejections In Entry होगी।
Stock वापस बढ़ जाएगा।
यदि Supplier को खराब या गलत सामान वापस भेजा जाता है, तो उसे Rejections Out कहा जाता है।
Supplier द्वारा भेजे गए
5 Mouse खराब निकले।
अब—
Rejections Out Entry होगी।
Stock कम हो जाएगा।
Purchase Side
Purchase Order
↓
Receipt Note
↓
Purchase Voucher
↓
Payment Voucher
-------------------------
Sales Side
Sales Order
↓
Delivery Note
↓
Sales Voucher
↓
Receipt Voucher
-------------------------
Returns
Purchase Return → Rejections Out / Debit Note
Sales Return → Rejections In / Credit Note
Tally Prime में आप देख सकते हैं—
- Pending Purchase Orders
- Pending Sales Orders
- Partially Delivered Orders
- Fully Completed Orders
- Pending Quantity
- Pending Value
- Order Management आसान होता है।
- Customer Satisfaction बढ़ती है।
- Delivery Delay कम होती है।
- Stock Planning बेहतर होती है।
- Business Reports अधिक Accurate बनती हैं।
- Duplicate Billing से बचाव होता है।
❌ Purchase Order के बिना सीधे Purchase करना (जहाँ PO प्रक्रिया लागू हो)।
❌ Delivery Note के बाद Invoice बनाना भूल जाना।
❌ Receipt Note की Quantity Verify न करना।
❌ Pending Orders की समीक्षा न करना।
❌ Rejections In और Credit Note को एक जैसा समझना।
❌ Rejections Out और Debit Note में भ्रम करना।
✔ प्रत्येक Purchase Order को Unique Number दें।
✔ Expected Delivery Date अवश्य दर्ज करें।
✔ Receipt Note बनाते समय Physical Quantity मिलाएँ।
✔ Partial Delivery होने पर Remaining Quantity Track करें।
✔ Delivery Note और Sales Invoice का मिलान करें।
✔ नियमित रूप से Pending Orders Report की समीक्षा करें।
Ekta Computer Institute ने एक सरकारी स्कूल को—
- 50 Desktop Computer
- 50 UPS
- 50 Keyboard
सप्लाई करने का Order प्राप्त किया।
पहले Sales Order बनाया गया।
फिर पहले चरण में 30 Computers भेजे गए, जिसके लिए Delivery Note बनाई गई।
शेष 20 Computers अगले सप्ताह भेजे गए।
अंत में पूर्ण Sales Invoice जारी की गई।
इस पूरी प्रक्रिया के कारण प्रत्येक Delivery, Pending Quantity और Billing का रिकॉर्ड व्यवस्थित रूप से उपलब्ध रहा।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न—
- Purchase Order क्या है?
- Sales Order कब बनाया जाता है?
- Receipt Note का उपयोग क्यों किया जाता है?
- Delivery Note क्या है?
- Rejections In और Rejections Out में क्या अंतर है?
- Order Processing के क्या लाभ हैं?
- Pending Orders कैसे Track किए जाते हैं?
|
विषय |
मुख्य जानकारी |
|
Purchase Order |
Supplier को भेजा गया ऑर्डर |
|
Sales Order |
Customer का ऑर्डर |
|
Receipt Note |
Supplier से माल प्राप्त |
|
Delivery Note |
Customer को माल भेजना |
|
Rejections In |
Customer से माल वापस |
|
Rejections Out |
Supplier को माल वापस |
- Order Processing का परिचय
- Purchase Order
- Sales Order
- Receipt Note
- Delivery Note
- Rejections In
- Rejections Out
- Order Tracking
- Common Mistakes
- Professional Tips
- Purchase Order और Purchase Voucher में क्या अंतर है?
- Sales Order और Sales Voucher में क्या अंतर है?
- Receipt Note कब बनाया जाता है?
- Delivery Note का उद्देश्य क्या है?
- Rejections In और Credit Note में क्या अंतर है?
- Rejections Out और Debit Note में क्या अंतर है?
- Order Processing व्यवसाय के लिए क्यों आवश्यक है?
अगला अध्याय (Advanced & Highly Valuable)
अब हम Tally Prime में GST (Goods and Services Tax) को Basic से Advanced Level तक सीखेंगे। इस विस्तृत श्रृंखला में शामिल होगा—
- GST का परिचय
- GST Enable करना
- GST Registration
- GST Ledgers
- HSN और SAC Code
- CGST, SGST, IGST की गणना
- Purchase एवं Sales में GST Entry
- Reverse Charge
- Input Tax Credit (ITC)
- GST Reports
- GSTR-1, GSTR-3B का आधार
- E-Way Bill एवं E-Invoice का परिचय
- Practical Business Examples
- Common Mistakes
- Interview एवं CCC/O Level/Tally Certification Questions
