Tally Prime में Sales Voucher (F8) क्या है? GST सहित Cash और Credit Sales Entry की पूरी जानकारी

परिचय

किसी भी व्यवसाय का मुख्य उद्देश्य केवल सामान खरीदना नहीं, बल्कि उसे बेचकर लाभ (Profit) कमाना होता है। जब कोई व्यवसाय अपने ग्राहक (Customer) को वस्तु या सेवा बेचता है, तो उस लेन-देन का सही रिकॉर्ड रखना आवश्यक होता है। यही रिकॉर्ड भविष्य में Sales Register, GST Return, Profit & Loss Account, Outstanding Receivables और Business Performance तैयार करने में उपयोग किया जाता है।

Tally Prime में किसी भी बिक्री (Sale) को दर्ज करने के लिए Sales Voucher (F8) का उपयोग किया जाता है। यह सबसे अधिक उपयोग होने वाले Vouchers में से एक है और लगभग हर व्यवसाय में प्रतिदिन कई बार प्रयोग किया जाता है।

यदि Sales Entry सही तरीके से नहीं की जाती, तो ग्राहक का बकाया, Stock, GST और कंपनी की आय (Revenue) सभी गलत हो सकते हैं। इसलिए Sales Voucher को समझना प्रत्येक Tally उपयोगकर्ता के लिए अत्यंत आवश्यक है।

Sales Voucher क्या है?

Sales Voucher वह अकाउंटिंग वाउचर है जिसका उपयोग किसी व्यवसाय द्वारा बेचे गए माल (Goods) या सेवाओं (Services) की बिक्री दर्ज करने के लिए किया जाता है।

सरल शब्दों में—

जब आपका व्यवसाय किसी ग्राहक को सामान या सेवा बेचता है, तो उसकी Entry Tally Prime में Sales Voucher (F8) के माध्यम से की जाती है।

यह बिक्री Cash या Credit, दोनों प्रकार की हो सकती है।

वास्तविक जीवन का उदाहरण

मान लीजिए आपकी Ekta Computer Institute में कंप्यूटर और एक्सेसरीज़ भी बेची जाती हैं।

एक ग्राहक ने आपसे—

• 2 Desktop Computer
• 2 Keyboard
• 2 Mouse

खरीदे।

यदि ग्राहक ने उसी समय भुगतान कर दिया, तो यह Cash Sale होगी।

यदि ग्राहक ने कहा कि वह 30 दिन बाद भुगतान करेगा, तो यह Credit Sale होगी।

दोनों स्थितियों में Sales Voucher का उपयोग होगा, लेकिन Party Ledger अलग होगा।

Sales Voucher का उपयोग कब किया जाता है?

Sales Voucher निम्न परिस्थितियों में उपयोग किया जाता है—

• Goods की बिक्री
• Services की बिक्री
• Cash Sale
• Credit Sale
• GST Invoice बनाना
• Retail Sale
• Wholesale Sale
• Export Sale (उचित GST नियमों के अनुसार)

Sales Voucher खोलने का तरीका

Method 1

Gateway of Tally

↓

Vouchers

↓

Sales (F8)

Method 2

Gateway of Tally

↓

Create Voucher

↓

Sales

Shortcut Key

F8

यह Sales Voucher खोलने की सबसे तेज़ Shortcut Key है।

Sales Voucher में दिखाई देने वाले मुख्य विकल्प

Sales Voucher खोलने पर सामान्यतः निम्न फ़ील्ड दिखाई देती हैं—

• Date
• Voucher Number
• Party A/c Name
• Sales Ledger
• Item Allocation
• Quantity
• Rate
• Amount
• GST Details
• Narration

प्रत्येक फ़ील्ड का अपना अलग महत्व होता है।

1. Date

यह बिक्री की वास्तविक तिथि होती है।

उदाहरण:

20-07-2026

हमेशा Invoice की वास्तविक Date ही दर्ज करें।

2. Voucher Number

हर Sales Voucher का एक अलग नंबर होता है।

उदाहरण:

SAL-000125

यदि Automatic Numbering चालू है, तो Tally स्वयं नंबर देगा।

3. Party A/c Name

यहाँ ग्राहक (Customer) का Ledger चुना जाता है।

उदाहरण—

• Rahul Enterprises
• Gupta Traders
• Mohan Computers
• Cash

यदि ग्राहक का Ledger नहीं बना है, तो यहीं से नया Ledger बनाया जा सकता है।

4. Sales Ledger

अब Sales से संबंधित Ledger चुनें।

उदाहरण—

• Sales @18%
• Sales @12%
• Local Sales
• Interstate Sales
• Service Income

सही Ledger चुनना GST और Reports के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

5. Item Allocation

यदि Inventory Maintain की जा रही है, तो बेचा गया Item चुनें।

उदाहरण—

• Desktop Computer
• Laptop
• Keyboard
• Mouse
• Printer

6. Quantity

बेचे गए सामान की संख्या दर्ज करें।

Quantity सही दर्ज करने से Stock अपने आप कम हो जाता है।

7. Rate

प्रति यूनिट बिक्री मूल्य दर्ज करें।

उदाहरण—

Desktop Computer

₹45,000 प्रति यूनिट

8. Amount

यदि Quantity और Rate सही दर्ज किए गए हैं, तो Tally कुल राशि स्वतः Calculate कर देता है।

उदाहरण—

2 × ₹45,000 = ₹90,000

Sales Voucher Entry का Flow

Sales Voucher (F8)

↓

Customer चुनें

↓

Sales Ledger चुनें

↓

Item चुनें

↓

Quantity दर्ज करें

↓

Rate दर्ज करें

↓

GST लागू करें

↓

Narration लिखें

↓

Ctrl + A से Save करें

Practical Example 1 – Cash Sale

स्थिति:

Ekta Computer Institute ने एक ग्राहक को—

• 1 Desktop Computer
• ₹45,000
• GST 18%

बेचा।

भुगतान तुरंत नकद प्राप्त हुआ।

Entry में—

• Party = Cash
• Sales Ledger = Sales @18%
• Item = Desktop Computer
• Qty = 1
• Rate = ₹45,000

Practical Example 2 – Credit Sale

यदि वही Computer Rahul Enterprises को 30 दिन के Credit पर बेचा जाए—

Entry में—

• Party = Rahul Enterprises
• Sales Ledger = Sales @18%
• Qty = 1
• Rate = ₹45,000

अब ग्राहक का Outstanding Balance भी बन जाएगा।

Sales Voucher के लाभ

• Sales Register स्वतः तैयार होता है।
• Customer Outstanding सही रहता है।
• Stock अपने आप कम होता है।
• GST Sales Report तैयार होती है।
• Profit & Loss Report सही बनती है।
• Business Revenue Track करना आसान होता है।

Cash Sale और Credit Sale में अंतर

Common Mistakes

❌ गलत Customer Ledger चुनना।

❌ Sales Ledger की जगह Purchase Ledger चुन लेना।

❌ Quantity गलत दर्ज करना।

❌ GST Rate गलत चुनना।

❌ Invoice Number और Date गलत भरना।

❌ Cash Sale में Customer Ledger चुन लेना।

Professional Tips

✔ Sales Invoice देखकर ही Entry करें।

✔ Customer GSTIN Verify करें।

✔ HSN/SAC Code सही रखें।

✔ Discount हो तो सही प्रकार से दर्ज करें।

✔ Invoice Save करने से पहले Total Amount मिलाएँ।

Exam Point of View

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न—

• Sales Voucher की Shortcut Key क्या है?
• Cash Sale और Credit Sale में क्या अंतर है?
• Sales Ledger का उपयोग क्यों किया जाता है?
• Sales Entry का Stock पर क्या प्रभाव पड़ता है?
• GST Sales Entry में कौन-कौन से Tax लगते हैं?

Quick Revision

इस भाग में आपने क्या सीखा?

✔ Sales Voucher क्या है?
✔ F8 Shortcut
✔ Cash Sale Entry
✔ Credit Sale Entry
✔ Customer Ledger
✔ Sales Ledger
✔ Practical Examples
✔ Common Mistakes
✔ Professional Tips

अगले अध्याय में

हम GST सहित Sales Voucher को विस्तार से सीखेंगे। इसमें शामिल होगा—

• Local Sales (CGST + SGST)
• Interstate Sales (IGST)
• Output GST
• Tax Invoice
• Discount के साथ Sales Entry
• Freight जोड़ना
• Sales Return की तैयारी
• GST Reports पर प्रभाव
• Practical Business Scenarios

यही अध्याय वास्तविक व्यापार और GST Billing के लिए सबसे महत्वपूर्ण माना जाता है।